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Réunion en terrain miné : Tips pour l’organisateur de réunion en période Covid 😷

Alors que les règles sanitaires impactant l’organisation d’événements professionnels sont fluctuantes en fonction du contexte sanitaire et que chaque entreprise a défini la marche à suivre pour les réunions internes, les managers qui décident de réunir leur équipe ou leurs partenaires font face à un certain nombre de dilemmes.

🤔 POUR QUOI SE RÉUNIR ?
Au regard des risques et des fonctionnalités toujours plus performantes proposées par les outils de visioconférence, à quoi bon se réunir ? Au delà des contraintes métiers propres à chaque entreprise, c’est bien le lien social et la convivialité qui sont les premiers à l’origine du besoin de se retrouver, suivis de prêt par l’agilité et la créativité.

👉🏻 OUI, MAIS COMMENT ?
Pour trouver le meilleur espace et format de votre réunion, retrouvez notre carte de décision.

📆 À QUELLE FRÉQUENCE SE RÉUNIR ?
Comme la décision d’organiser une réunion en présentiel est désormais systématiquement le fruit d’un arbitrage entre bénéfices anticipés, budget, risques sanitaires et impact environnemental, exit la réunionite !

Puisque les réunions de travail ont lieu en digital, se retrouver en présentiel est l’occasion de marquer le coup. Se retrouver en équipe une fois par mois et en équipe élargie tous les trimestres, c’est l’occasion de nourrir votre culture d’entreprise et la convivialité entre les collaborateurs. Depuis juin, des équipes en full remote se retrouvent mensuellement dans un espace OPENMIND KFÉ, et c’est un vrai plaisir de voir de nouveaux rituels se créer, les projets avancer.

🏢 OÙ SE RETROUVER ?
Les espaces de comeeting sont l’alternative intelligente aux bureaux, pour sortir du cadre de l’entreprise et casser la routine du télétravail. En pleine période de tension sanitaire, à quels critères être attentif lorsque l’on choisit un lieu pour se retrouver ?

  • L’application d’un protocole sanitaire : chez OPENMIND KFÉ, nous avons déployé le protocole Yes we care ! dans tous nos espaces, pour que vous soyez en sécurité dès vos premiers pas chez nous et pendant tout votre événement.
  • L’espace dédié à chaque participant. Tous les OpenMind Kfé prévoient minimum 4m2 par personne présente dans l’espace. Ouvrez grands les fenêtres et profiter de l’été indien !
  • L’autonomie des accès. Alors que les écoles redoublent de créativité pour éviter que nos enfants se croisent et fasse circuler le virus, la garantie de faire de même en évitant au maximum les lieux publics est un critère de sérénité quand on organise un événement. Chez OPENMIND KFÉ, nous garantissons cet accès exclusif à Paris-Boétie et Paris-Opéra. Paris-Cléry et Paris-St Honoré sont eux aussi des lieux totalement privés.
  • La confidentialité de l’espace et des outils qui conduit elle aussi à choisir des lieux privés où ne cohabitent pas plusieurs entreprises.
  • La qualité des outils digitaux qui, liée à notre connection très haut débit, permet d’assurer des réunions phygitales fluides pour tous les participants.
  • La démarche RSE du lieu, afin de se réunir en toute cohérence avec les enjeux qui sont les nôtres. Chez OpenMind Kfé, nous prenons notre responsabilité sociale et environnementale à coeur.

Note aux participants, soyez dans les meilleures conditions pour en profiter 😉
En présentiel, pas de possibilité d’assister à deux réunions en ligne tout en terminant un dossier. Soyez bien présent et faites le plein de motivation pour les semaines à venir !

 

📝Mémo des éléments à ne pas oublier pour une réunion réussie !

 

  • 📩 Ne prenez pas le mail d’onboarding à la légère : save the date ou invitation, ordre du jour, tutos de prise en main des outils… Il s’agit de la première étape de la réunion et on sait que la première impression est toujours cruciale…
  • 🕐 Le rythme & la gestion du temps sont clés. Comme chacun aura vraiment plaisir à se retrouver, conservez de la souplesse dans le déroulé pour favoriser l’épanouissement des relations dans l’équipe.
  • 💻 En cas de réunion hybride avec des participants/intervenants sur place et à distance, ne sous-estimez pas les temps de connexion et de prise en main des outils de facilitation. Il est souvent plus simple d’être deux pour mener la réunion afin que l’un de vous soit référent technique. Si vous découvrez Yellow ou Sparkup, nos outils de facilitation digitale, n’hésitez pas à prévoir une session de prise en main dans les OpenMind Kfé.
  • 🎭 Faites des contraintes une opportunité. Cercle de parole sur le vécu personnel de cette période particulière, ice-breaker jouant avec les masques (à suivre dans une prochaine newsletter), atelier intégrant la contraintes pour imaginer de nouvelles pistes business… Insuffler une énergie positive sans nier le contexte.

 

Pour visiter nos espaces ou obtenir un devis, contactez-nous : 💌 hello@openmindkfe.fr

La team OPENMIND KFÉ ❤️

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