Actualités Publié le

Flex Office,  solution miracle ou fausse révolution managériale ?

Espace de Co-meeting OPENMIND KFÉ Paris Boétie

L’open-space devenu ringard ? Bienvenue dans sa version 3.0 : le flex office.

Face à la transformation digitale et au changement de génération, les entreprises s’adaptent sans cesse pour la productivité et le bien-être des salariés. Nouveau concept d’aménagement des espaces de bureau et de façon de penser, le Flex office prend de plus en plus ses marques dans la vie des entreprises et des employés français. Alors, solution miracle pour le bien-être et la productivité des salariés ou réduction des charges sous couvert de révolution managériale ?

I) Changement du monde

Dans un monde d’entreprise de plus en plus changeant où les téléphones ont remplacés les ateliers et les machines, il devient désormais possible de travailler à son bureau mais aussi dans le train, à la terrasse d’un café ou depuis son domicile. Notre rapport au travail change, il devient donc normal que les postes de travail se transforment également.

Trouvant sa source dans les pays scandinaves, le Flex office est devenu un fonctionnement classique, adopté par de nombreuses entreprises suédoises, finlandaises etc. Ces pays ayant trouvé leur équilibre via un sens aigu du collaboratif, du mieux vivre ensemble et d’une réflexion parallèle sur la mobilité.  Le Flex office permet à l’entreprise de réduire ses coûts et d’être plus écologique. Réduire le nombre de bureaux revient à réduire la surface d’occupation et donc potentiellement le loyer, les coûts de construction ou de rénovation d’un bâtiment…

Le Flex office, ou bureau flexible, consiste en l’absence d’attribution de bureau sur le lieu de travail. Imaginez-vous, arriver le matin avec votre ordinateur portable dans une main et votre smartphone dans l’autre et vous installer là où vous souhaitez chaque matin : le flex office ne peut que séduire. En effet, d’après DAFMag, 46% des entreprises françaises pensent que le flex office est une bonne solution d’aménagement.

Future Espace de Co-meeting Paris Opéra OPENMIND KFÉ

Les bureaux sont remplacés par des espaces communs et des lieux conçus pour favoriser les échanges et permettre un travail collaboratif plus efficace. Des endroits où la mixité des équipes est privilégiée, avec des collaborateurs qui se connaissent mieux, appréhendent plus justement le rôle et la fonction de chacun, et travaillent donc en parfaite harmonie. Il n’existe plus d’espaces dédiés ni de hiérarchie mais des postes de travail en libre-service dans des espaces de bureaux partagés, flexibles et connectés.  Mais cette vision est l’idéal que vise l’entreprise dans son besoin de productivité et dans le souci d’apporter à ses collaborateurs une meilleure qualité de vie au travail.

Ce système de travail peut être viable si tout est bien pensé et équilibré, grâce à une organisation structurée ainsi que des méthodes de management adaptées. Néanmoins la mentalité française et l’organisation de nos entreprises sont parfois loins des mentalités Start-Up et des pays collaboratifs scandinaves, rendant la mise en place du Flex Office difficile, on assiste à des créations de dispositif hybride, à mi chemin entre management traditionnel et management collaboratif.

En France, le changement est souvent perçu de manière négative. Il est difficile de modifier le mode de fonctionnement d’une entreprise. Passer au flex office relève alors du challenge. Si ce dispositif est mal mis en place il peut facilement dériver en calvaire pour certains employés : isolement, sentiment de solitude, manque d’accompagnement…  Selon l’étude de MyHappyJob réalisé en juin 2018 auprès de grandes entreprises, 48% des personnes qui ne pratiquent pas le flex office ont une opinion défavorable des espaces dynamiques.

Ce qu’il faut savoir avant de se lancer dans cette nouvelle pratique c’est que le Flex office est un subtil jeu d’équilibriste. Où placer le curseur pour que les salariés se sentent bien dans l’entreprise ? C’est une question de mesure et de tempo.

Cette organisation de travail moderne se veut dynamique et collaborative, à l’image d’une nouvelle génération nomade qui veut révolutionner le monde du travail. Pourquoi ? En fournissant au salarié un large choix de services pour son bien-être au travail. Il est moins soumis à des contraintes de temps et d’organisation.

Cependant, le Flex office peut présenter un inconvénient dans la difficulté à garder le contact. En effet, le salarié peut se sentir plongé dans l’anonymat, notamment dans les grands groupes. Il est alors difficile pour le collaborateur d’avoir un sentiment d’appartenance à l’entreprise, surtout quand la notion de travail d’équipe n’est pas privilégiée par le Flex office.

Si le Flex office répond aux évolutions du travail, il semblerait qu’il ne faille le déployer sans une réflexion approfondie du projet. Avec un management adapté, le Flex office peut-être une réussite pour l’entreprise.

 

II) Flex office et changement du mode managérial

Un changement de management s’impose avec le Flex office afin d’assurer la mise en place et la réussite de cette organisation. Cette méthode réinvente la façon d’opérer et de penser le management. On associe alors le Flex office au Top Management, les managers doivent avoir une longueur d’avance sur leur équipe et se dégager du temps pour penser stratégique plutôt qu’opérationnel.

Les managers assurent un véritable accompagnement afin de pouvoir gérer un collègue à distance, éviter l’isolement des salariés, dynamiser le lieu de travail à travers l’organisation de réunions d’équipes régulières et conserver un sentiment d’appartenance à l’entreprise. C’est là également que le management bienveillant est important. Il permet de ne plus douter de la capacité du personnel à se responsabiliser et à concilier vie professionnelle et personnelle.

Ce nouveau mode de management est basé sur la confiance plutôt que sur le contrôle. Le Flex office impose aux managers de modifier sa manière de souder ses équipes.

Espace de Co-meeting OPENMIND KFÉ Paris Saint-Honoré

 

III) Changement du mode de réunion

Le Flex office peut souvent apparaître impersonnel et très individuel. Il faut oublier la photo de famille au coin de son bureau, car ce mode de fonctionnement suppose de ne laisser aucune trace derrière soi. A la fin de la journée, le travailleur nomade repart avec ses affaires ou les laisse dans un casier.

Le challenge de l’entreprise est de développer des outils de communication permettant aux personnes détachées de communiquer avec leurs collègues, de s’intégrer à la culture d’entreprise et de suivre l’avancement des projets. C’est pourquoi les managers sont amenés à procéder à l’organisation de réunions d’équipes afin de consolider le lien entre les acteurs de l’entreprise.

Pour que le Flex office fonctionne, il faut penser différemment et ce, même pour les réunions de travail.

Pour cela, les espaces de Co-meeting apportent des solutions concrètes aux réunions d’équipes en participant à l”évolution des modes de travail et au bien-être des salariés. S’inspirer, rechercher, questionner, développer, expérimenter et partager sont les principes du Co-meeting ! Cette méthodologie utilisée fait appel à l’intelligence collective et stimule la créativité des salariés.

Les bureaux se décentralisent au profit de lieux éphémères qui sont le socle de la collaboration, l’humanisation et la créativité. Le Flex office est le reflet d’évolution digitale et de changement de comportements. Évoluer vers le bureau flexible demande un travail de co-construction avec l’ensemble des salariés pour faire émerger les espaces collaboratifs qui seront l’identité et les valeurs de l’entreprise et de ses acteurs.

 

Retour

Nos autre articles

Vos paramètres de cookie

Qu'es ce qu'un cookie ?

Un cookie est un fichier texte susceptible d'être enregistré dans un espace dédié du disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone, etc.) à l'occasion de la consultation d'un service en ligne grâce à votre navigateur. Un cookie permet à son émetteur d'identifier le terminal dans lequel il est enregistré, pendant la durée de validité du consentement qui n’excède pas 13 mois.
Vous pouvez accepter ou refuser les cookies listés, ci-dessous, via la case prévue à cet effet. Vous pourrez à tout moment modifier vos préférences en vous rendant dans la section "Mentions légales" en bas de page du site openmindkfe.fr

Cookie à des fins de fonctionnement du site (obligatoire)

Ces cookies sont nécessaires pour assurer le fonctionnement optimal du site et ne peuvent être paramétrés. Ils nous permettent de vous offrir les principales fonctionnalités du site (langue utilisée, résolution d’affichage, accès à votre compte, panier d’achat, liste de souhaits, etc.), de vous conseiller en ligne ou encore de sécuriser notre site contre les fraudes éventuelles.

Cookies à des fins d'analyses statistiques

Ces cookies servent à mesurer et analyser l’audience de notre site (volume de fréquentation, pages vues, temps moyen par visite, etc.) ; et ce afin d’en améliorer la performance. En acceptant ces cookies, vous contribuez à l’amélioration de notre site.

Cookies à des fins de personnalisation de l’expérience openmind kfé

Ces cookies nous permettent de vous recommander, en ligne ou en magasin, des produits, des services et des contenus qui répondent au mieux à vos attentes et préférences. En acceptant ces cookies, vous bénéficiez d’une expérience enrichie et personnalisée.

Cookies publicitaires et réseaux sociaux

Ces cookies sont utilisés pour que les publicités Openmind KFé qui apparaissent sur des sites tiers, y compris sur les réseaux sociaux, soient adaptées à vos préférences, ainsi que pour mesurer l’efficacité de nos campagnes. Si vous désactivez ces cookies, des publicités (y compris les nôtres) continueront de s’afficher lors de vos navigations Internet qui ne tiendront néanmoins pas compte de vos centres d’intérêts et seront donc moins pertinentes.
Pour en savoir plus sur notre politique en matière de cookies, consultez notre Politique d’utilisation des cookies