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FACILITEZ VOS RÉUNIONS !

De plus en plus d’entreprises se mobilisent pour la transformation des modes de  travail. Cette nouvelle méthode de management permet d’agir sur le travail collectif et sur la motivation de chacun.

Si auparavant les réunions de travail étaient jugées peu efficaces, elles sont aujourd’hui une véritable opportunité pour développer un projet en mettant en valeur le collectif. Le facilitateur et les méthodes de facilitation permettent aux réunions professionnelles de gagner en efficacité mais également de regrouper les best practices de chacun des acteurs de la réunion. Chez OPENMIND KFÉ,  nous voulons que vos réunions aient du sens, c’est pourquoi nous pouvons vous mettre en relation avec des facilitateurs au sein de chaque espace de Co-meeting, avec des méthodes de facilitation adaptées à chacun de vos projets.  

L’importance du facilitateur en réunion

La facilitateur est à la fois un médiateur et un animateur.  Il est chargé de faciliter le bon déroulement d’une action ou d’un processus.  Afin de faire avancer le groupe, le facilitateur doit comprendre quelle est l’intention de l’équipe et son objectif. Si le groupe ne connaît pas vraiment son objectif, alors le facilitateur l’aidera à le découvrir.  

Un des enjeux le plus important pour une réunion est de veiller au respect des objectifs. Le facilitateur va toujours préparer la rencontre qu’il va animer et définir sa finalité et son objectif. Il le rappellera à chaque début de réunion et s’assurera tout au long de celle-ci de respecter l’objectif final à l’aide d’outils et méthodes liés à l’intelligence collective. Cette approche recense la mise en commun des créativités, de la résolution de problèmes et des capacités de réflexion d’un groupe. Il peut alors s’appuyer sur diverses méthodes de facilitation pour synthétiser l’ensemble des pensées du groupe, mettre en mouvement l’intelligence collective, dresser un état des lieux, avec le design collaboratif / Design Thinking, le Business Canevas, le Makestorming, le Gaming…  Des méthodes peu conventionnelles au service de l’innovation et du progrès qui permettent aux réunions de trouver pleinement leur sens.

Le facilitateur rend chaque participant acteur de la réunion à laquelle il participe

Fraîchement rentrées dans l’ère de la digitalisation, les entreprises ont parfois du mal à penser stratégie globale lors de réunions professionnelles.

Il s’agit alors de réfléchir et de penser autrement. Désormais, la créativité d’une équipe passe beaucoup par des méthodes de facilitation. Ce procédé est utilisé dans le monde professionnel pour assurer le process et la conduite de réunions efficaces.

Chez OPENMIND KFÉ, nous disposons d’accessoires et d’outils pour permettre la facilitation lors de réunion. Le facilitateur permet d’animer ces méthodes en favorisant les échanges entre chaque acteur de la réunion, afin que tout le monde puisse s’exprimer. Un des objectifs étant que chacun participe à la réunion, en douceur ou de manière énergique, pour initier le mode de fonctionnement collaboratif.

Afin de s’assurer que l’équipe soit allée au maximum de ses capacités et de ses idées, le facilitateur met en évidence les divergences d’opinions, ce qui permet de trouver la meilleure solution, et à chacun de donner son propre point de vue ; c’est la clé pour accompagner un groupe vers le consensus.

Son rôle est de faire avancer les choses tout en gardant une neutralité bienveillante. La meilleure façon de faire comprendre à une équipe les points problématiques est de l’amener à les identifier elle-même. Pour stimuler le groupe, le facilitateur questionne et reformule souvent.

Facilitateur en réunion = Gain de temps et d’énergie

Pour que la réunion soit pleinement satisfaisante pour chacun, le facilitateur aide à l’organisation de celle-ci. En amont, il s’assure que l’objectif à atteindre a du sens et qu’il est motivant pour chaque acteur. Il doit également déceler les freins qui peuvent être rencontrés pour l’atteinte de l’objectif de la réunion. Enfin, il construit les étapes de la rencontre et les outils de facilitation qu’il va utiliser pour que la réunion soit performante et que chacun puisse s’exprimer de différentes façons.

Un facilitateur de projet permet : la performance du groupe et l’épanouissement de ses membres en créant des ponts entre les personnes, les projets, les idées et favorise l’intelligence collective. C’est une personne qui va aider un groupe à collaborer efficacement. Ce travail collaboratif permet de mutualiser les capacités de plusieurs personnes et de coordonner leurs actions pour atteindre cet objectif commun. Chez OPENMIND KFÉ, l’intelligence collective est la clé de la performance. Elle permet une ouverture d’esprit sur de nouvelles façons de travailler ensemble, pour atteindre un but commun.

 

Fabrice Mauléon, Facilitateur ou Business Transformer intervient régulièrement au sein des OPENMIND KFÉ, l’occasion pour nous de lui demander son point de vue sur la profession et de comprendre la nécessité du facilitateur en réunion :

Le Facilitateur n’est pas un animateur ! Il est un gage de sécurité et de réunions réussies : alors que les entreprises ont de moins en moins de temps, elles ont de plus en plus besoins de travailler ensemble et de se regrouper pour produire des idées.  Le facilitateur s’assure de la restitution de ces idées via le biais d’un cahier des charges. Chef d’orchestre, scénariste & time keeper, le facilitateur est le garant d’un livrable utile & fonctionnel à l’entreprise.

Fabrice Mauléon nous explique qu’une réunion se déroule en trois temps,  l’avant avec la préparation de la chorégraphie, c’est la définition des objectifs.  Le pendant, c’est l’organisation et le déroulement de la réunion, veiller à ce que les acteurs soient bien intégrés et que tout le monde progresse au même rythme, Puis l’après, c’est le rendu final, l’apport des livrables, la garantie que chaque personne est formée et que tous les acteurs ressortent avec le même niveau…

La collaboration, la rapidité et la gamification sont au coeur du processus de facilitation pour permettre le cheminement vers un objectif préalablement défini. Le format traditionnel des séminaires est alors oublié et fait place au Workshop (ateliers collaboratifs).

Les espaces OPENMIND KFÉ  sont alors pleinement adaptés :

  • Une dimension psychologique considérable :
    • Des conditions psychologiques propices à la collaboration avec des espaces qui rappellent un appartement, une soirée entre amis pour favoriser l’émergence d’idées nouvelles.
    • Une pression sociale atténuée grâce à une rupture des codes conventionnelles de la réunion.
  • Une dimension matérielle importante avec de nombreux outils collaboratifs mis à disposition pour faciliter les échanges et la co-création.

 

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